KI-Automatisierung
Geschäftsprozesse, die bisher manuell liefen, laufen jetzt automatisch und KI-gestützt. Schichtplanung, Terminbuchung, Kundenkommunikation — zuverlässig, DSGVO-konform und skalierbar.
Manuelle Prozesse kosten Zeit, Nerven und Geld. Wir analysieren eure wiederkehrenden Abläufe und ersetzen sie durch zuverlässige KI-Automatisierungen. Mit echtem Code und echtem Engineering, das auch unter Last und im Mittelstand-Alltag funktioniert.
Event-getriebene Architektur heißt: Jede Aktion löst die nächste aus. Ein neuer Termin? Automatische Bestätigung per SMS, Kalender-Update, Mitarbeiter-Benachrichtigung. Alles in Echtzeit, ohne dass jemand eingreifen muss.
Für wen das passt: KMU mit 10–500 Mitarbeitenden, die wiederkehrende Aufgaben in Verwaltung, Disposition oder Kundenservice digitalisieren wollen — typischerweise Dienstleister, Handwerk, Praxen, Salons, Logistik und produzierende Betriebe in Bayern und ganz Deutschland.
Wir bauen KI-Workflows, die sich langfristig warten und erweitern lassen. Kein Flickwerk aus zusammengesteckten Tools, sondern saubere Microservices, die unabhängig voneinander funktionieren — DSGVO-konform und im EU-Rechenzentrum betrieben.
Tech-Stack
Typische Einsatzgebiete
So automatisieren wir Prozesse mit KI
Analyse vor Implementierung.
Bevor wir eine Zeile Code schreiben, verstehen wir den Prozess. Was passiert heute manuell? Wo entstehen Fehler? Welche Schritte hängen voneinander ab? Aus dieser Analyse leiten wir Trigger, Aktionen und Abhängigkeiten ab — und entscheiden bewusst, wo KI sinnvoll ist und wo klassische Regeln genügen.
Event-getrieben statt Polling.
Unsere Automatisierungen reagieren auf Ereignisse in Echtzeit. Ein neuer Termin, eine eingehende Mail, eine abgeschlossene Zahlung: Jedes Ereignis löst automatisch die nächsten Schritte aus. Kein regelmäßiges Abfragen, kein Warten auf Batch-Läufe.
Monitoring von Anfang an.
Jede Automatisierung wird überwacht. Fehlgeschlagene Verarbeitungen werden automatisch wiederholt, bei wiederholtem Fehlschlag in eine Warteschlange verschoben und im Monitoring sichtbar. So fallen Probleme sofort auf, nicht erst wenn sich ein Kunde beschwert.
Test, Abnahme und schrittweiser Roll-out.
Wir testen jede Automatisierung in einer Staging-Umgebung gegen reale Daten und schalten sie schrittweise frei: zunächst für eine Filiale oder Abteilung, dann breiter. Probleme werden so früh sichtbar, bevor sie den ganzen Betrieb betreffen.
Betrieb und Iteration.
Nach Go-live betreuen wir die Automatisierungen weiter — mit klaren SLAs, Updates und gemeinsamen Quartals-Reviews. Welche Workflows greifen, welche müssen angepasst werden, wo ergeben sich neue Use Cases? Automatisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Hebel.
FloviAi: KI-Automatisierung im Dauerbetrieb
In FloviAi laufen dutzende Automatisierungen parallel: Terminbestätigungen und Erinnerungen per SMS, automatische Schichtplanerstellung basierend auf Auslastung und Mitarbeiterverfügbarkeit, Synchronisation zwischen Kalender, Kassensystem und Mitarbeiter-App, Follow-up-Nachrichten nach Terminen sowie ein KI-Telefonassistent, der außerhalb der Öffnungszeiten Termine bucht. All das passiert ohne manuellen Eingriff, rund um die Uhr.
Was das für externe Projekte bedeutet: Wir haben die typischen Stolpersteine schon hinter uns. Race Conditions bei gleichzeitigen Buchungen, fehlerhafte Retry-Logik, verlorene Events bei Lastspitzen, DSGVO-konforme Datenflüsse. Diese Erfahrung fließt direkt in jede neue Automatisierung — und spart unseren Kunden Wochen an Lehrgeld.
Häufige Fragen
Welche Prozesse lassen sich mit KI automatisieren?+
Grundsätzlich alle wiederkehrenden, regelbasierten Abläufe — und mit KI zusätzlich solche, die bisher menschliche Einschätzung brauchten: Klassifikation von Anfragen, Priorisierung, Sprachverarbeitung, Bilderkennung. In FloviAi automatisieren wir zum Beispiel: Terminbestätigungen und Erinnerungen per SMS, KI-gestützte Schichtplanung, Voice-Agent für eingehende Anrufe, Kundenkommunikation nach Terminen und Synchronisation zwischen Kalender, Kasse und Mitarbeiter-App. Der Ansatz ist immer gleich: Wir analysieren den Prozess, definieren Trigger und Aktionen und setzen das als Event-getriebenen Workflow um. Eine konkrete KMU-Lösung mit Business-Fokus (Eingangsrechnung, Urlaub, Auftragsbestätigung) finden Sie auf unserer Lösungs-Seite Prozessautomatisierung für KMU.
Was bedeutet event-getriebene Architektur?+
Statt dass ein System regelmäßig prüft, ob sich etwas geändert hat (Polling), reagieren unsere Services auf Ereignisse in Echtzeit. Ein Beispiel: Ein Kunde bucht einen Termin. Dieses Ereignis löst automatisch eine Kette aus: Bestätigung an den Kunden, Eintrag im Mitarbeiterkalender, Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter, Update im Dashboard. Jeder dieser Schritte ist ein eigener Service, der unabhängig arbeitet und bei Bedarf einzeln skaliert oder angepasst werden kann.
Was kostet eine KI-Automatisierung?+
Das hängt vom Umfang ab. Eine einzelne Automatisierung — etwa eine Terminerinnerungs-Kette mit SMS und Kalender-Sync — bewegt sich typischerweise im niedrigen vierstelligen Bereich. Komplexere Workflows mit mehreren Systemen, KI-Komponenten und Monitoring liegen im fünfstelligen Bereich. Wir liefern vor jedem Projekt einen Festpreis-Vorschlag mit klar abgegrenzten Modulen, sodass ihr Budget und Umfang vorab kennt. Im Erstgespräch klären wir kostenlos, in welchem Rahmen euer Vorhaben liegt.
Wie lange dauert ein typisches Automatisierungs-Projekt?+
Von der ersten Anforderungsanalyse bis zum produktiven Go-live rechnen wir bei einem klar abgegrenzten Workflow mit 3–6 Wochen, bei größeren Projekten mit mehreren Systemen und KI-Komponenten mit 8–14 Wochen. Wir arbeiten in zweiwöchigen Sprints, sodass ihr regelmäßig den Fortschritt seht und Feedback einbringen könnt, bevor der nächste Abschnitt beginnt.
Gibt es Förderungen für KI-Automatisierung in Bayern?+
Ja, mehrere. Der bayerische Digitalbonus (bis 50.000 € Förderung), das BAFA Modul Digitalisierung und das Bundesprogramm „Digital Jetzt“ unterstützen Mittelständler bei Digitalisierungsprojekten — KI-Automatisierung fällt explizit darunter. Wir kennen die Förderkriterien und unterstützen euch bei der Antragstellung. Mehr dazu in unserem Blog-Artikel zu KI-Förderungen Bayern 2026.
Nutzt ihr No-Code-Tools wie n8n, Zapier oder Make?+
Nein. Wir setzen auf Code und Microservice-Architekturen. No-Code-Tools funktionieren gut für einfache Workflows, stoßen aber an Grenzen, sobald Fehlerbehandlung, Skalierung oder komplexe Bedingungen ins Spiel kommen. Mit eigenem Code haben wir volle Kontrolle über Retry-Logik, Monitoring, Logging und können jeden Workflow exakt auf den Anwendungsfall zuschneiden. Das ist aufwendiger im Aufbau, aber deutlich stabiler und wartbarer im Betrieb — und bei DSGVO-Anforderungen oft die einzig saubere Variante.
Wie zuverlässig sind die Automatisierungen?+
Zuverlässigkeit ist eine Architekturentscheidung, kein Zufall. Unsere Automatisierungen nutzen ein Messaging-System mit garantierter Zustellung: Jede Nachricht wird bestätigt, fehlgeschlagene Verarbeitungen automatisch wiederholt und nach mehrfachem Fehlschlag in eine separate Warteschlange verschoben. Dazu kommt durchgängiges Monitoring mit Alarmen, das Fehler sofort sichtbar macht. In FloviAi laufen diese Automatisierungen seit Monaten im Dauerbetrieb mit hoher Verfügbarkeit.
Sind die KI-Automatisierungen DSGVO-konform?+
Ja. Wir hosten ausschließlich in EU-Rechenzentren (Hetzner, Frankfurt) und schließen für jedes Projekt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Wir bieten DSGVO-konforme Lösungen mit europäischen Modellen (Mistral), lokalen LLMs oder Hosting bei europäischen Hyperscalern wie Azure und AWS in Frankfurt — Drittlandtransfer-Frage entfällt. Personenbezogene Daten werden nur dort verarbeitet, wo es für den Workflow zwingend nötig ist; sensible Daten redaktieren wir vor LLM-Calls.
Können bestehende Systeme angebunden werden?+
In FloviAi binden wir bereits externe Services wie Zahlungsanbieter und SMS-Gateways an. Die Anbindung läuft über REST-APIs, Webhooks oder Event-Streams. Das gleiche Prinzip lässt sich auf CRM-Systeme (HubSpot, Salesforce, Pipedrive), Kalender (Google, Outlook), Buchhaltungssoftware (Lexware, DATEV, sevdesk) oder POS-Systeme übertragen. Im Erstgespräch klären wir, welche Schnittstellen eure bestehenden Systeme bieten und wie eine Anbindung sinnvoll aussehen kann.