Prozessautomatisierung für KMU
Rechnungen, Freigaben, Urlaubsanträge, Auftragsbestätigungen: Alles, was heute per Mail und Excel läuft, wird zu einem klaren Ablauf. Sie sehen sofort, wo etwas hängt.
In jedem mittelständischen Unternehmen gibt es eine Liste von Prozessen, die nie ganz sauber laufen: Eingangsrechnungen, die wochenlang auf Freigabe warten. Urlaubsanträge per Mail, die niemand mehr findet. Auftragsbestätigungen, die manuell aus drei Tools zusammengeklickt werden. Genau hier setzt Prozessautomatisierung an.
Wir bauen klare Abläufe: Wer macht was wann, was passiert automatisch, wo greift ein Mensch ein. Statt verteilter Excel-Listen und Mail-Ketten bekommen Sie ein System, in dem jeder Prozess-Schritt sichtbar ist — wer hat freigegeben, wer wartet, wo ist der Engpass.
Für wen das passt: Mittelständler mit 10–500 Mitarbeitenden, die mit Excel-Workarounds, Mail-Ketten und manuellen Übergaben kämpfen. Typisch: Verwaltung, Auftragsabwicklung, Personal, Buchhaltung, Service-Disposition. Wir starten mit einem klar abgegrenzten Prozess und weiten schrittweise aus.
DSGVO-konform mit EU-Hosting (Hetzner Frankfurt), AVV und sauberer Audit-Spur — gerade für regulierte Branchen (Medizin, Recht, Finanzen, Versicherung) wichtig. Personenbezogene Daten werden minimal verarbeitet und mit klaren Lösch-Routinen versehen.
Tech-Stack
Typische Einsatzgebiete
So setzen wir Prozessautomatisierung um
Prozess-Analyse vor Code.
Wir starten mit Beobachtung statt Annahmen: Wo verbringen Mitarbeiter Zeit mit Wiederholungen? Wo gehen Anträge verloren? Wo entsteht Frust, wo Doppelarbeit? Aus dieser Analyse leiten wir die ersten 1–3 Prozesse ab, die den größten Hebel haben — nicht die vermeintlich „einfachsten“.
Klein anfangen, schrittweise ausweiten.
Wir setzen einen Prozess produktiv, evaluieren ihn 4–6 Wochen lang, lernen aus dem echten Betrieb und gehen dann an den nächsten. Big-Bang-Projekte mit 10 Workflows gleichzeitig scheitern fast immer; iterativ wachsen ist nachhaltiger.
Event-getrieben statt Polling.
Unsere Workflows reagieren auf Ereignisse in Echtzeit: Eingangsrechnung trifft ein → sofort verarbeitet. Urlaubsantrag eingereicht → sofort an Vorgesetzten. Kein Batch-Lauf um Mitternacht, keine täglichen Excel-Updates. Das macht den Unterschied zwischen „wir haben automatisiert“ und „es läuft wirklich rund“.
Sichtbarkeit und Eskalations-Logik.
Jeder Prozess-Schritt ist im Status-Dashboard sichtbar — Sie sehen sofort, wo etwas hängt. Bei Verzögerungen (Freigabe seit 5 Tagen offen) gibt es automatische Erinnerungen, bei kritischen Engpässen Eskalation an die nächsthöhere Stelle. Niemand muss mehr nachfragen, wo etwas steht.
Test, Abnahme und Schulung.
Vor produktivem Betrieb läuft jeder Prozess in einer Staging-Umgebung gegen reale Daten. Ihre Team-Mitglieder testen mit, wir schulen die Anwender. Erst wenn die Akzeptanz im Team steht, wird produktiv geschaltet — mit Möglichkeit, jederzeit auf den manuellen Prozess zurückzufallen.
FloviAi: Prozessautomatisierung im Salon-Alltag
In FloviAi laufen für Beauty-Salons mehrere Prozessautomatisierungen parallel: Termin-Disposition basierend auf Mitarbeiter-Verfügbarkeit und Kunden-Präferenzen, automatische Erinnerungen mit No-Show-Reduktion, Schichtplanerstellung auf Basis von Auslastung und Mitarbeiter-Wünschen, Synchronisation zwischen Kalender, Kasse und Mitarbeiter-App. Alles event-getrieben, alles im Status-Dashboard sichtbar.
Was das für KMU bedeutet: Wir haben die Architektur-Patterns für Event-getriebene Prozesse schon in Produktion. Wir wissen, wie man Race Conditions vermeidet (zwei Mitarbeiter buchen gleichzeitig denselben Slot), wie man Retry-Logik baut (Mail-Versand schlägt fehl, Workflow muss trotzdem weiterlaufen) und wie man Audit-Logs sauber führt — diese Erfahrung fließt direkt in jeden KMU-Workflow.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zu Tools wie Zapier, Make oder n8n?+
Zapier, Make und n8n sind No-Code-Plattformen — gut für einfache Workflows, schnell aufgesetzt. Sobald Sie Fehlerbehandlung, komplexe Bedingungen, Audit-Logs, Multi-User-Freigaben oder DSGVO-Compliance brauchen, stoßen sie an Grenzen. Wir bauen mit echtem Code (TypeScript, Python, NATS JetStream): mehr Aufwand am Anfang, aber dauerhaft stabiler, auditierbar und unabhängig von Plattform-Limitierungen oder Preis-Erhöhungen.
Was ist der Unterschied zur KI-Automatisierung als Leistung?+
Diese Lösung ist auf den typischen KMU-Schmerz fokussiert: konkrete Workflows mit definierten Use-Cases (Eingangsrechnung, Urlaub, Onboarding) und Festpreis-Paketen. Unsere Leistung KI-Automatisierung beschreibt dagegen die zugrundeliegende technische Disziplin — Event-Driven-Architektur, NATS JetStream, hexagonale Services — die wir auch für individuelle Projekte einsetzen, die nicht in unser KMU-Lösungs-Raster passen. Wenn Sie unsicher sind, welcher Pfad zu Ihnen passt, klären wir das im Erstgespräch.
Können wir bestehende Systeme weiternutzen?+
Ja, das ist der Normalfall. Wir binden vorhandene Systeme über offizielle APIs an: DATEV, Lexware, sevdesk, SAP Business One, Microsoft 365, Google Workspace, HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Jira, Confluence. Sie ersetzen nichts, was funktioniert — wir verbinden, was bisher per Mail und Excel zusammengeflickt war. Bei branchenspezifischen Tools schauen wir uns die API-Dokumentation an und bauen den Connector.
Wie groß muss unser Unternehmen sein, damit sich das lohnt?+
Ab etwa 10–15 Mitarbeitenden lohnt sich Prozessautomatisierung wirtschaftlich. Faustregel: Wenn ein wiederkehrender Prozess 4+ Stunden Mitarbeiter-Zeit pro Woche kostet, amortisiert sich eine Automatisierung typisch in 6–12 Monaten — bei höherem Volumen schneller. Wir machen vor Projektstart eine ehrliche Wirtschaftlichkeits-Schätzung, sodass Sie wissen, ob es sich rechnet.
Was kostet Prozessautomatisierung?+
Ein klar abgegrenzter Prozess (z. B. Eingangsrechnungs-Workflow oder Urlaubsantrags-System) startet bei 8.000 € bis 25.000 € einmalig, je nach Komplexität (Anzahl Stufen, System-Anbindungen, Sonderregeln). Komplexere Workflows mit mehreren Systemen, KI-Komponenten und tiefer Integration in bestehende Software liegen im fünfstelligen Bereich. Wir liefern Festpreis-Vorschläge je Workflow, sodass Budget und Lieferumfang vorab klar sind.
Wie lange dauert ein typisches Projekt?+
Ein klar abgegrenzter Workflow ist nach 4–8 Wochen produktiv. Mehrere Workflows hintereinander brauchen entsprechend mehr Zeit, aber wir staffeln, sodass Sie schon nach 4–6 Wochen den ersten Prozess produktiv nutzen können — und nicht 12 Monate auf das „große Roll-out“ warten müssen. Sprint-Demos alle 2 Wochen halten Sie auf dem Laufenden.
Gibt es Förderungen für Prozessautomatisierung in Bayern?+
Ja, mehrere. Der bayerische Digitalbonus fördert mit bis zu 50.000 €, das BAFA Modul Digitalisierung mit Zuschüssen, das Bundesprogramm „Digital Jetzt“ mit Investitionsförderung. Prozessautomatisierung mit KI fällt explizit darunter. Wir kennen die Antrags-Anforderungen, unterstützen bei der Antragstellung und liefern die nötigen technischen Dokumente. Mehr dazu in unserem Blog-Artikel zu KI-Förderungen Bayern 2026.
Was, wenn ein Workflow nicht funktioniert wie geplant?+
Drei Schutzschichten: (1) Vor produktivem Roll-out läuft der Workflow 1–2 Wochen im Schatten-Modus mit menschlichem Review, (2) im Live-Betrieb haben Sie jederzeit die Möglichkeit, einen Schritt manuell zu übersteuern oder den Workflow zu pausieren, (3) Monitoring zeigt Engpässe, Fehler und Akzeptanzprobleme früh. In monatlichen Iterationen verbessern wir den Workflow weiter, basierend auf realen Daten.
Ist das DSGVO-konform — auch für regulierte Branchen?+
Ja. EU-Hosting (Hetzner Frankfurt), AVV, Datenminimierung und klare Lösch-Routinen sind Standard. Für regulierte Branchen (Medizin, Recht, Finanzen, Versicherung) bauen wir zusätzlich revisionssichere Audit-Logs und Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Schritten ein. Wir bieten DSGVO-konforme Lösungen mit europäischen Modellen (Mistral), lokalen LLMs oder Hosting bei europäischen Hyperscalern wie Azure und AWS in Frankfurt — Drittlandtransfer-Frage entfällt.